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Datenschutzerklärung für die Buchung unserer Digitalisierungsleistungen

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei der Buchung unserer Digitalisierungsleistungen, sowiei deren Durchführung und Abwicklung. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar und Sie ggf. identifizierbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

(2) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die

MEDIAFIX GmbH, Oskar-Jäger-Str. 127, 50825 Köln.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Impressum.

Unseren Datenschutzbeauftragten Guido Aßhoff erreichen Sie unter datenschutz@mediafix.de und unter den im Impressum angegebenen Daten.

(3) Wenn Sie unsere Leistungen online anfragen, verarbeiten wir diejenigen Daten, insbesondere Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Ihre Adressdaten, soweit Sie diese angeben, um Ihnen ein personalisiertes Antragsformular, insbesondere per Mail zusenden zu können. Zu diesem Zweck werden Ihre personenbezogenen Daten durch uns gespeichert und verarbeitet. Ihre Daten verarbeiten wir in diesem Fall zum Zweck der Vertragsanbahnung bzw. –durchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Lit. b DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Fall eines Vertragsabschlusses sind wir jedenfalls dazu verpflichtet vertragsrelevante Daten nach den Vorschriften des HGB und der AO auch buchhalterischen Gründen zu archivieren.

(4) Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie im Folgenden im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

2. Ihre Rechte

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

– Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,

– Recht auf Berichtigung ihrer Daten soweit diese fehlerhaft sind Art. 16 DSGVO,

– Recht auf Löschung Ihrer Daten, wenn die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO gegeben sind,

– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO,

– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit wir Daten auf der Grund- lage unseres berechtigten Interesses verarbeiten,

– Recht auf Datenübertragbarkeit an Daten, die Sie uns bereitgestellt haben Art. 20 DSGVO.

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0 • Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

3. Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website / Onlinefunktion

(1) Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Soweit Sie auf unserer Webseite ein personalisiertes Angebot generieren erheben wir wie unter 1.3 beschrieben personenbezogene Daten, um Ihnen das Angebotsformular zu übermitteln. Zweck dieser Verarbeitung ist die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.

(2) Wenn Sie sich im Rahmen der Digitalisierung dafür entscheiden, dass wir Ihnen die digitalisierten Medien zum Abruf im Internet bereitstellen, erhalten Sie von uns Anmeldedaten über die sie sich auf unsere Internetplattform einwählen können. Diese speichern wir zu ihrem konkreten Auftrag. Auf unserer Plattform können Sie die gespeicherten Medien, die ebenfalls personenbezogene Daten enthalten können, abrufen und Speichern. Sollten Sie mit uns einen kostenpflichtigen Vertrag über die Speicherung ihrer digitalisierten Medien auf unserer Internetplattform abschließen verarbeiten wir über neben Ihrem Namen, Kontaktdaten und Anmeldeinformationen auch Daten zur Zahlung des jeweiligen Entgelts.

(3) Unsere Webseiten nutzten aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

(4) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen, z.B. Sie bei Ihrem nächsten Besuch wieder zu erkennen, den Aufbau der Webseite bzw. deren Herunterladen zu beschleunigen.

(5) Einsatz von Cookies:

a) Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

– Transiente (Session) Cookies (dazu b)

– Persistente Cookies (dazu c).

b) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließ Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

c) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

d) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können, wenn Sie Cookies ablehnen.

e) Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, da wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zum technischen Betrieb der Webseite haben. Dies umfasst die Vereinfachung des Kommunikationsvorgangs, die technisch fehlerfreie Ausführung und eine optimierten Bereitstellung unseres Dienstes. Soweit wir oder unsere Dienstleister zu anderen Zwecken, wie etwa zur Analyse Ihrer Nutzung unserer Webseite Cookies speichern, wird die Nutzung gesondert bei der jeweiligen Verarbeitung beschrieben.

(6) Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn Aktionsteilnahmen, Gewinnspiele, Vertragsabschlüsse oder ähnliche Leistungen von uns gemeinsam mit Partnern angeboten werden. Dies kann z.B. dann vorkommen, wenn wir mit einem Partner oder für einen Partner etwas digitalisieren.

(7) Soweit unsere Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumen (EWR) haben, informieren wir Sie über die Folgen dieses Umstands in der Beschreibung des Angebotes. Jedenfalls haben wir solche

Partner durch entsprechende Verträge zum Datenschutz (Abschluss EU-Standardvertragsklauseln) an europäische Datenschutzstandards gebunden.

4. Datenverarbeitung bei der Digitalisierung von Medien

Wenn wir Ihre Medien digitalisieren, erfolgt dies auf der Grundlage eines abgeschlossenen Digitalisierungsvertrages. Zur Abwicklung dieses Vertrages verarbeiten wir Ihre Daten, wie etwa Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie Zahlungsdaten. Darüber hinaus können die zu digitalisierenden Medien z. B. Fotografien, Filme Abbildungen von Personen zeigen. Diese Medien können ihrerseits Personenbezug haben. Bei der Durchführung einer Digitalisierung verarbeiten wir die Abbildung digital und speichern diese auf unserer Infrastruktur ab, um diese z. B. dem erteilten Auftrag gemäß zu bearbeiten. Mit Abschluss der Digitalisierung legen wir die Daten auf einem Speichermedium ab, z.B. einem USB-Stick oder stellen Ihnen die Daten zum Download im Internet zur Verfügung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der zu digitalisierenden Medien ist der abgeschlossene Digitalisierungsvertrag im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Lit. b DSGVO. Soweit Dritte auf den Medien abgebildet sind, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S.1 Lit. f. DSGVO, um unseren Vertrag mit dem Auftragnehmer erfüllen zu können. In diesem Zusammenhang lassen wir uns im Rahmen des Vertragsschluss bestätigen, dass unser Vertragspartner berechtigt ist, die uns übermittelten Medien durch uns digitalisieren zu lassen. Darüber hinaus erheben wir außer den Digitalisaten keine weiteren Daten zu abgebildeten Personen. Wir können diese keiner Person zuordnen.

5. Abruf über Dropbox

Soweit Sie sich für den Abruf Ihrer digitalisierten Medien über Dropbox entschieden haben, übermitteln wir die digitalen Kopien Ihrer Medien an Dropbox Inc. 333 Brannan St, San Francisco, CA 94107, USA (https://www.google.com/maps/place/333+Brannan+St,+San+Francisco,+CA+94107,+USA), die einen Cloud-Speicherdienst anbieten. Dropbox behält sich vor, Daten weltweit zu verarbeiten und ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch nach Ansicht der Europäischen Kommission eine angemessene Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.

Die Zertifizierung ist unter https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0&status=Active abrufbar. Zur Sicherung der Rechte der betroffenen Personen haben wir zusätzlich entsprechende datenschutzrechtliche Verträge mit Dropbox abgeschlossen und bieten diese Leistung nur an, wenn Sie in diese Art des Abrufs Ihrer Dateien zugestimmt haben. Nähere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten durch Dropbox finden sich in den Datenschutzhinweisen von Dropbox: https://www.dropbox.com/terms#terms.

6. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

(3) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter den oben unter 1. genannten Kontaktdaten informieren.

7. Schutz Ihrer Daten

Um Ihre Daten bspw. vor Manipulationen, Verlust und unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen, setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein angemessenes Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Zu diesen Maßnahmen gehören u.a. der Einsatz von Firewalls und von Antivirus-Programmen sowie manuelle Sicherheitsvorkehrungen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und verbessern wir fortlaufend entsprechend dem aktuellen Stand der Technik.

8. Datentransfer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in unserem Haus. Im Rahmen der Nachbearbeitung von Digitalisaten nutzen wir in geringem Umfang externe Dienstleister, die ihren Sitz in Großbritannien haben. Mit diesen haben wir einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Unsere Dienstleister gewähren einen einheitlich hohen datenschutzrechtlichen Standard. Sollte Großbritannien aus der Europäischen Union austreten, werden wir geeignete Maßnahmen durch Abschluss entsprechender EU-Standardsvertragsklauseln vornehmen.

9. Löschung

Als verantwortliche Stelle sind wir gemäß Art. 17 DSGVO zur Löschung Ihrer Daten verpflichtet, wenn die Berechtigung zur Verarbeitung Ihrer Daten entfallen ist bzw. der Zweck der Verarbeitung nicht mehr vorliegt. Konkret bedeutet dies, dass mit Beendigung unserer Digitalisierungsleistung und Übersendung der Digitalisate, der Digitalisierungsauftrag erfüllt ist. Trotzdem sind wir aus buchhalterischen Gründen dazu verpflichtet alle Buchhaltungsrelevanten Daten, z.B. Rechnungen für 10 Jahre zu archivieren. In diesen Fällen schränken wir die weitere Verarbeitung Ihrer Daten ein. Digitalisate ihrer Medien halten wir für einen Zeitraum von 6 Monaten nach Abschluss der Digitalisierung vor, um auf Reklamationen reagieren zu können. Dies geschieht aus unserem berechtigten Interesse an der Rechtsverteidigung für den Fall der Geltendmachung von Gewährleistungsrechten.